संस्थात्मक ज्ञान आणि माहिती प्रभावीपणे व्यवस्थापित करण्यात ज्ञान व्यवस्थापन प्रणाली महत्त्वपूर्ण भूमिका बजावतात. हा लेख नॉलेज मॅनेजमेंट सिस्टीमचे घटक आणि संरचना आणि ज्ञान व्यवस्थापन प्रणाली आणि व्यवस्थापन माहिती प्रणाली या दोन्हींसाठी ते कसे आवश्यक आहेत याचा शोध घेतो.
ज्ञान व्यवस्थापन प्रणालीचे घटक
नॉलेज मॅनेजमेंट सिस्टममध्ये अनेक प्रमुख घटक असतात जे संस्थेमध्ये ज्ञानाची निर्मिती, स्टोरेज, पुनर्प्राप्ती आणि शेअरिंग सुलभ करण्यासाठी एकत्र काम करतात. या घटकांमध्ये हे समाविष्ट आहे:
- नॉलेज रिपॉझिटरीज: हे डेटाबेस किंवा रेपॉजिटरीज आहेत जे स्पष्ट ज्ञान साठवतात, जसे की दस्तऐवज, अहवाल आणि सर्वोत्तम पद्धती. नॉलेज रिपॉझिटरीज वापरकर्त्यांना माहिती कार्यक्षमतेने ऍक्सेस करण्यास आणि पुनर्प्राप्त करण्यास सक्षम करतात.
- नॉलेज कॅप्चर टूल्स: या टूल्सचा वापर गुप्त ज्ञान कॅप्चर करण्यासाठी केला जातो, ज्यामध्ये व्यक्तींचे ज्ञान आणि कौशल्य समाविष्ट असते. त्यामध्ये दस्तऐवजीकरण, सहयोग आणि कौशल्य स्थानासाठी साधने समाविष्ट असू शकतात.
- ज्ञान संस्था आणि पुनर्प्राप्ती: या घटकामध्ये वर्गीकरण, मेटाडेटा आणि शोध कार्यक्षमता यासारख्या सुलभ पुनर्प्राप्तीसाठी ज्ञानाचे आयोजन आणि वर्गीकरण करण्याच्या पद्धती आणि तंत्रांचा समावेश आहे.
- ज्ञानाची देवाणघेवाण आणि सहयोग: हा घटक कर्मचाऱ्यांमध्ये ज्ञानाची देवाणघेवाण आणि सहयोग सुलभ करतो. यात संवाद साधने, चर्चा मंच आणि सोशल नेटवर्किंग वैशिष्ट्ये समाविष्ट आहेत.
- ज्ञान हस्तांतरण आणि प्रसार: हा घटक प्रशिक्षण कार्यक्रम, मार्गदर्शन आणि ज्ञान प्रसार धोरणांसह संपूर्ण संस्थेमध्ये ज्ञानाचे हस्तांतरण आणि प्रसार करण्यास समर्थन देतो.
ज्ञान व्यवस्थापन प्रणालीची रचना
नॉलेज मॅनेजमेंट सिस्टीमची रचना या घटकांना एका सुसंगत फ्रेमवर्कमध्ये समाकलित करण्यासाठी डिझाइन केली आहे जी संस्थेच्या ज्ञान व्यवस्थापन उद्दिष्टांना समर्थन देते. संरचनेत सामान्यतः समाविष्ट आहे:
- माहिती आर्किटेक्चर: हे सिस्टममधील ज्ञानाचे संघटन आणि वर्गीकरण परिभाषित करते, याची खात्री करून माहितीची रचना तार्किक आणि प्रवेशयोग्य पद्धतीने केली जाते.
- वर्कफ्लो आणि प्रक्रिया एकत्रीकरण: ज्ञान व्यवस्थापन प्रणाली सहसा संस्थात्मक कार्यप्रवाह आणि प्रक्रियांसह एकत्रित केल्या जातात हे सुनिश्चित करण्यासाठी की ज्ञान कॅप्चर केले जाते आणि दैनंदिन ऑपरेशन्सचा भाग म्हणून सामायिक केले जाते.
- सुरक्षा आणि प्रवेश नियंत्रण: संरचनेत सुरक्षितता सुनिश्चित करण्यासाठी आणि संवेदनशील किंवा मालकीच्या ज्ञानावर नियंत्रित प्रवेश, अनधिकृत प्रवेशापासून संरक्षण करण्यासाठी उपाय समाविष्ट आहेत.
- मेटाडेटा आणि टॅगिंग: मेटाडेटा आणि टॅगिंग सिस्टमचा वापर ज्ञान आयटमसाठी अतिरिक्त संदर्भ आणि वर्गीकरण प्रदान करण्यासाठी केला जातो, ज्यामुळे ते शोधणे आणि पुनर्प्राप्त करणे सोपे होते.
- विश्लेषण आणि अहवाल: संरचनेत ज्ञानाचा वापर आणि कार्यक्षमतेचे विश्लेषण करण्याची क्षमता समाविष्ट आहे, संस्थेमध्ये ज्ञानाचा वापर कसा केला जात आहे याची अंतर्दृष्टी प्रदान करणे.
ज्ञान व्यवस्थापन प्रणाली आणि व्यवस्थापन माहिती प्रणाली यांच्याशी संबंध
नॉलेज मॅनेजमेंट सिस्टीमचा नॉलेज मॅनेजमेंट सिस्टम (KMS) आणि मॅनेजमेंट इन्फॉर्मेशन सिस्टम (MIS) या दोन्हीशी जवळचा संबंध आहे. KMS ज्ञान संसाधने व्यवस्थापित करण्यासाठी प्रक्रिया आणि धोरणांवर लक्ष केंद्रित करते, तर MIS व्यवस्थापकीय निर्णय घेण्यास समर्थन देण्यासाठी वापरल्या जाणार्‍या तंत्रज्ञान आणि प्रणालींशी संबंधित आहे.
नॉलेज मॅनेजमेंट सिस्टीममध्ये तंत्रज्ञान, प्रक्रिया आणि संरचना समाविष्ट असतात जे संस्थेमध्ये ज्ञान व्यवस्थापन सुलभ करतात. ते ज्ञान प्रभावीपणे कॅप्चर करण्यासाठी, संग्रहित करण्यासाठी, पुनर्प्राप्त करण्यासाठी आणि सामायिक करण्यासाठी आवश्यक पायाभूत सुविधा आणि साधने प्रदान करतात.
त्याच वेळी, नॉलेज मॅनेजमेंट सिस्टम मॅनेजमेंट इन्फॉर्मेशन सिस्टीमशी अविभाज्यपणे जोडलेले आहेत, कारण ते त्यांच्या कार्यांना समर्थन देण्यासाठी एमआयएस तंत्रज्ञानावर अवलंबून असतात. MIS डेटा व्यवस्थापन, अहवाल आणि विश्लेषण क्षमता प्रदान करते जे ज्ञान व्यवस्थापन प्रणाली कार्यक्षमतेने कार्य करण्यासाठी आवश्यक आहेत.
अनुमान मध्ये
ज्ञान व्यवस्थापन प्रणालींचे घटक आणि संरचना समजून घेणे त्यांच्या ज्ञान व्यवस्थापन क्षमता वाढवू इच्छिणाऱ्या संस्थांसाठी आवश्यक आहे. या प्रणालींचा फायदा घेऊन आणि व्यवस्थापन माहिती प्रणालींसोबत त्यांचे एकीकरण करून, संस्था नावीन्यपूर्ण आणि स्पर्धात्मक फायदा घेण्यासाठी ज्ञानाचा प्रभावीपणे कॅप्चर, शेअर आणि उपयोग करू शकतात.